Veelgestelde vragen

Twentecs/Planningsagenda en het werknemersportaal Dossier.nu zijn volledig webgebaseerd en responsive, zodat ze op elk apparaat met een browser te gebruiken zijn — een aparte app is niet nodig.

Twentecs ondersteunt honderden integraties, waaronder met grote Nederlandse HR- en salarissystemen zoals AFAS, Youforce, Nmbrs, Visma, Pepple, Buddee en Loket, via REST-API's en kant-en-klare connectoren. Een koppeling bespaart dubbele invoer, verhoogt de datakwaliteit en is AVG-proof doordat gegevens automatisch en veilig worden uitgewisseld.

Ja, via een formeel RFC-proces (request for change) kun je wijzigingsverzoeken indienen die aantoonbaar meewegen in de prioritering van de roadmap. Minimaal viermaal per jaar is er bovendien een strategisch overleg om de roadmap-ontwikkeling af te stemmen op jouw ambities.

Op internetgerichte systemen worden periodiek penetratietesten uitgevoerd binnen een goedgekeurd kwetsbaarhedenmanagementbeleid. Bevindingen worden gedocumenteerd, geprioriteerd en opgevolgd tot sluiting.

MFA is verplicht voor geprivilegieerde toegang en wordt ook op applicatieniveau ondersteund, net als SSO (bijvoorbeeld met Entra ID). Voor het werknemersportaal Dossier.nu kun je tweefactorauthenticatie via een authenticator-app zelfs verplicht stellen voor jouw eigen medewerkers.

Ja. Twentecs is NEN 7510-gecertificeerd en heeft in november 2025 een volledige hercertificering doorlopen.

Data wordt zowel in rust als tijdens transport versleuteld (TLS 1.2+/HTTPS), met moderne encryptie-algoritmen. Cryptografische sleutels worden centraal beheerd: generatie, rotatie en vernietiging zijn geborgd.

De configuratie van de standaardworkflow, inclusief het standaard verzuimbegeleidingsproces, valt onder de implementatie en wordt niet apart in rekening gebracht. Voor aanvullend of klantspecifiek werk hanteren wij waar mogelijk een vaste prijs; is de scope vooraf niet vast te stellen, dan werken we met een afgesproken urenbudget en transparante uurverantwoording.

Er is een standaard-SLA die gedeeld kan worden, met ruimte voor aanvullende afspraken op maat. Voor kleine functionele wensen is desgewenst een vast maandelijks urencontingent (strippenkaart) af te nemen, zonder dat daar telkens een apart offertetraject voor nodig is.

Ja, wijzigingen in relevante wet- en regelgeving worden tijdig — dat wil zeggen: minstens vanaf het moment dat de wet in werking treedt — en zonder meerkosten in het systeem doorgevoerd.

AI wordt alleen ingezet als je dit zelf activeert, en daarbij wordt geen data buiten jouw eigen dataset verwerkt. Er is beleid en een verantwoordelijkheidsstructuur voor AI, met menselijk toezicht op productiesystemen en doorlopende monitoring op betrouwbaarheid en bias.

Je kunt een volledig dossier inclusief auditlog exporteren in PDF of Excel. Daarnaast is er bij dienstbeëindiging een aantoonbaar proces voor het verwijderen of teruggeven van klantdata.

Ja. De data wordt gehost in Nederlandse datacenters, in Rotterdam en Ede, en blijft daarmee volledig binnen de EU.

Er is een 24 uur per dag en 365 dagen per jaar een Cyber Incident Response Team beschikbaar met vastgelegde escalatiepaden en gedocumenteerde processen voor tijdige notificatie van betrokken partijen en, waar vereist, de Autoriteit Persoonsgegevens. Na een incident volgen corrigerende en preventieve maatregelen op basis van een root-cause-analyse.

Via het werknemersportaal Dossier.nu kan een medewerker, afhankelijk van de inrichting door de werkgever, onder meer afspraken, documenten en terugkoppelingen inzien. Daarnaast kan de werkgever op verzoek een volledig dossier inclusief auditlog exporteren (PDF of Excel) ten behoeve van een inzageverzoek.

Omdat je als werkgever verwerkingsverantwoordelijke bent, komt een AVG-verzoek van een medewerker in eerste instantie bij jou terecht. Twentecs ondersteunt de afhandeling met exportmogelijkheden, logging en, waar nodig, technische aanpassing of verwijdering in het dossier zelf.

Ja. Alle inzage, export en wijziging van gevoelige gegevens wordt gelogd volgens het need-to-know-principe — ook voor support engineers van Twentecs zelf — en dit is inzichtelijk via uitgebreide inzagelogboeken en rapportagemogelijkheden.

Nee. Het systeem werkt volgens privacy-by-default en need-to-know: alleen wat noodzakelijk is voor verzuimbegeleiding wordt vastgelegd. Voor rapportages kan data bovendien gepseudonimiseerd of geanonimiseerd worden getoond, bijvoorbeeld als aantallen zonder herleidbare gegevens.

Bewaartermijnen en automatische vernietiging of archivering van dossiers zijn ondersteund, configureerbaar en auditbaar. Je stelt zelf de termijnen in die passen bij jouw eigen beleid en wettelijke verplichtingen; het systeem handhaaft ze vervolgens automatisch.

Conform NEN 7510 wordt onderscheid gemaakt tussen medische en niet-medische data. De applicatie ondersteunt fijnmazige, rolgebaseerde autorisatie met afscherming op veldniveau: medische informatie is strikt gescheiden van HR-informatie via aparte rollen voor bedrijfsarts en arbodienst. Elke inzage, export of wijziging van gezondheidsgegevens wordt gelogd.

Ja, een leidinggevende ziet doorgaans het dossier en de agenda van de eigen medewerkers, maar dit is instelbaar. Ook op teamniveau — bijvoorbeeld bij taakdelegatie — kan iemand als teamlead meekijken binnen het eigen team, terwijl de rest van het systeem zo minimaal mogelijk toegankelijk blijft.

Je bepaalt als klant, via je eigen admin-rol, wat Twentecs mag verwerken en inzien.

Ja. Twentecs hanteert een actuele subverwerkerslijst met voorafgaande kennisgeving bij wijzigingen; dit maakt onderdeel uit van de verwerkersovereenkomst, die je voorafgaand aan het contract kunt opvragen en beoordelen.

Hierover kunnen vooraf afspraken worden gemaakt: er is een escrow mogelijkheid beschikbaar zodat je ook bij een faillissement of overname bij jouw eigen data kunt blijven.

Twentecs/Planningsagenda treedt op als verwerker; je blijft als werkgever verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt zelf, via jouw eigen admin-rol, welke gegevens worden vastgelegd en wie daar toegang toe heeft. Die rolverdeling ligt vast in de verwerkersovereenkomst.